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Pfarrverwaltungssoftware

Vernetztes Arbeiten im Pastoralen Raum

Das Pfarrverwaltungssystem im Erzbistum Hamburg

Mit der Errichtung der Pfarreien in Pastoralen Räumen werden auch die Aufgaben in der Verwaltung immer komplexer. Umso wichtiger wird es, dass sich die Pfarreien mit ihren kirchlichen Einrichtungen (wie Kindertagesstätten, Beratungsstellen, Caritas, Schulen) vernetzen und ihre Arbeit aufeinander abstimmen. Ein zentraler Aspekt, der die Aufgaben in der Verwaltung erleichtert, ist, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Zukunft ortsübergreifend effizient zusammenarbeiten können. Um die Vernetzung untereinander zu erleichtern, bekommen Pfarreien in den Pastoralen Räumen vor der Errichtung die Pfarrverwaltungssoftware ecclesias kostenfrei zur Verfügung gestellt. Dabei handelt es sich um eine Kommunikationsplattform für alle haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Pastoralen Räumen. Über diese Plattform können sie in Zukunft alle Verwaltungsaufgaben erledigen. Dadurch werden Arbeitsabläufe effektiver und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Bereichen gelingt leichter. Ecclesias ist eine webbasierte Software und von jedem internetfähigen Endgerät (Computer, Laptop, Tablet etc.) mit einem aktuellen Browser zu erreichen. Die Pfarrverwaltungssoftware erfüllt die datenschutzrechtlichen Anforderungen und bietet den Pfarreien damit eine einfache Lösung, ihre Daten zentral zu verarbeiten.

Das Konzept des Systems

Mit dem Pfarrverwaltugssystem wird der Computer nur noch als "Internetanzeigegerät" benötigt. Alle Daten der Pfarrei werden auf einem zentralen Server verarbeitet. Sie benötigen keine App oder komplizierte Programme. Sie werden zukünftig keine lokalen "Office" Installationen oder Mailprogramme mehr benötigen. Die ehrenamtlichen Gremien der Pfarrei sind immer auf dem aktuellen Informationsstand mit der Pfarreiverwaltung und den pastoralen Mitarbeiter_innen. Die Server sind grundsätzlich nicht in der Nutzeranzahl oder Datenmenge limitiert und werden vom Erzbistum Hamburg betrieben. Das System ist ausgelegt für alle Aktiven in der Pfarrei. 

Die Struktur des Systems

Das Gesamtsystem ist als föderale Struktur organisiert. Alle 28 Pastoralen Räume im Erzbistum Hamburg haben jeweils einen eigenständigen Server für Ihre Pfarrei. Diese Mandanten sind in Ihrer Struktur aber untereinander im Erzbistum vernetzt. Sie können sicher und dokumentiert Daten und Informationen untereinander und dem Generalvikariat austauschen. Die Grundstruktur und pfarreiübergreifende Daten wie das Direktorium und öffentliche ISIDOR Adressen bekommen Sie aus dem Generalvikariat. Das System ist sehr flexibel und für jeden Pastoralen Raum individuell anpassbar. 

Was bietet das System

Dateiablage und Dokumentenbearbeitung:
Für alle berechtigten Haupt- und ehrenamtlichen Nutzer_innen sind alle nötigen Dateien auf den Servern zentral abrufbar. Über die Weboberfläche können die Dokumente online und im Team bearbeitet werden.

Mailserver 
Alle Aktiven der Pfarrei sind über eine Pfarreimailadresse erreichbar. Beliebige Gruppen- und personalisierte Mailadressen wären möglich. Das gesamte Erzbistum kommuniziert sicher über eigene zentrale Mailserver zwischen Haupt- und Ehrenamt. 

Kalender und Terminfindung 
Alle Termine und Raumnutzungen sind zentral in den Pfarreien organisiert und können in Printausgaben oder Pfarreiwebsite veröffentlicht werden. Terminplanungshilfen für Gremien bis hin zur liturgischen Dienstplanung sind mit dem System möglich.

Weiter bietet das System:
Vertragsmanagment, Kassenbuch, Adressbücher, Sitzungsmanagement, Schlüssenverwaltung, Kollekten, Intentionsverwaltung und viele weitere Funktionen. 

Die Möglichkeit von Videokonferenzen ist in Planung.

 

Sind Sie in einer Pfarrei im Erzbistum Hamburg aktiv und möchten mit einem Testaccount das System kennenlernen? Schreiben Sie eine Mail an info@pfarrverwaltung.de mit der Nennung Ihres Namens und Ihrer Pfarrei. 

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